Você já saiu de uma reunião com aquela sensação de que, depois de horas de discussão, coisa alguma foi resolvida? Se a resposta for sim, saiba que existe uma solução para esse problema - e não é substituindo conversas por e-mails. Neste artigo, vamos descobrir a diferença entre reunião e workshop.

Chega de reuniões!

Sim, chega de reuniões cansativas e caóticas em que as pessoas passam horas e horas discutindo e, no final, não chegam a lugar algum. É claro que uma reunião bem organizada pode trazer bons resultados, mas, para que isso aconteça, ela precisa ser aplicada no momento certo. Ou seja, nem tudo pode ser resolvido com reunião.

“A colaboração em grupo é uma tarefa inerentemente desafiadora para as pessoas e, sem o conjunto certo de ferramentas ou práticas para resolver, toda reunião inevitavelmente se transforma em uma bagunça frustrante.” AJ & Smart

Você já ouviu falar de um tal de workshop?

Eu aposto que sim, e também não duvido de que você até já tenha participado de um em algum evento por aí. O que talvez você ainda não saiba é o poder que ele tem para resolver problemas internos, sendo uma das melhores ferramentas para estimular a colaboração em grupo.

Um workshop tem como propósito:

• Envolver ativamente todos os membros de um grupo em tomadas de decisões;

• Maximizar o comprometimento e o engajamento;

• Construir um espírito de equipe duradouro;

• Alcançar um consenso;

• Formular uma visão compartilhada;

• Desenvolver planos que realmente possam ser colocados em prática.

Basicamente, um workshop é uma forma estruturada e organizada de promover a colaboração em grupo, evitando que situações como resistência e diferenças de hierarquia e personalidade tomem conta de tudo e interfiram no resultado.

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E não dá pra fazer a mesma coisa em uma reunião? Qual é a diferença do workshop?

Se formos levar bem ao pé da letra, em ambos os casos estamos reunindo pessoas para tratar de um tema em comum. O ponto de virada está justamente na forma como cada abordagem é estruturada e aplicada.

Como normalmente são feitas as reuniões

Tente se lembrar da última reunião de que você participou na qual o foco era justamente a resolução de um problema qualquer. Certamente, você deve ter recebido um convite com o tema, a data e o horário.

Geralmente, quando a reunião começa, quem a organiza apresenta os objetivos e as possíveis causas de problemas para todos que estão ali presentes. Até aqui, tanto a reunião quanto o workshop seguem o mesmo caminho. Mas é a partir desse ponto que as diferenças começam.

Em uma reunião tradicional, o organizador ou algum membro do grupo costuma pedir para que os demais participantes deem suas opiniões e compartilhem o que acham que deveriam fazer para atender às necessidades apresentadas. Assim, se inicia uma longa discussão, que pode gerar um verdadeiro caos.

Isso porque essas conversas costumam ser mais abertas e, por conta da falta de uma diretriz estruturada para a resolução de problemas, o organizador nem sempre consegue manter o foco dos participantes e mediar os conflitos que vão surgindo no decorrer do debate.

Em resumo, em uma reunião tradicional, é natural que as pessoas passem mais tempo falando do que fazendo - e, quanto mais o tempo passa, maior é o desgaste mental e o cansaço físico de estar ali sentado por horas a fio.

Isso sem contar os embates que podem surgir quando um foco sai do problema e passa para pessoas, para a busca de culpados em vez da tentativa de uma atuação em conjunto para uma solução.

Como os workshops costumam ser aplicados

Por outro lado, workshops são o oposto da situação descrita. A começar pelo fato de serem propositalmente sessões facilitadas. Ou seja, em um encontro do tipo, um dos participantes tem como função conduzir e coordenar toda a sessão. Seu papel é auxiliar o grupo para que passo a passo todos possam alcançar o objetivo traçado inicialmente.

Além de termos o papel fundamental do facilitador, em um workshop também substituímos as discussões abertas por atividades estruturadas que estimulam a criatividade e o pensamento colaborativo.

Isso não significa que as pessoas deixam de falar e expor suas opiniões. Porém, haverá momentos em os participantes deverão dar ideias, não somente opiniões -e, a partir disso, também deverão pensar em bons argumentos que justifiquem essas ideias e apresentá-los, como pensar criticamente em questões como viabilidade, seja do ponto de vista técnico, comercial ou estratégico (além, é claro, de contribuir com as ideias que já foram dadas, fazendo com que elas de fato se tornem tangíveis e aplicáveis para a empresa).

Veja abaixo um comparativo resumido de cada um:

Em quais momentos posso fazer um workshop?

Assim como as reuniões, workshops não se aplicam a todos os casos. Antes de propor uma sessão, analise bem qual é o seu objetivo e o que você deseja obter no final. Os cenários mais apropriados para eles são:

Novos projetos/produtos

Pense em quantas vezes uma ideia saiu da cabeça de alguém e foi parar direto na linha de produção, sem nunca ter sido avaliada e testada o suficiente. Pense também em quanto dinheiro foi investido em um projeto que nem foi validado direito e quanto prejuízo que ele causou.

Bem, é nessas horas que um workshop cai muito melhor que uma reunião. A proposta do workshop é justamente mitigar os riscos e amadurecer a ideia antes de investir em algo que talvez nem compense ser levado adiante.

Vale lembrar que, quando falamos de um workshop, não queremos dizer que sempre será apenas composto apenas por uma sessão de duas a quatro horas. Tudo vai depender do cenário.

Normalmente, nesses casos de criação de novos projetos, principalmente se forem produtos, é bem provável que você precise de uma estrutura com algumas sessões.

Priorização de projetos

Existem diversas técnicas e abordagens que podem ser utilizadas e se aplicam muito bem a um workshop. Uma delas é a do “MoSCoW”, um acrônimo de seis letras que significa: Must-have (deve ter); Should-have (deveria ter); Could-have (poderia ter); Won’t have (não terá no momento).

Basicamente, a ideia aqui é trabalhar o que é prioridade entre decisores e membros do time de modo que todos possam analisar criticamente as tarefas que precisam ser feitas e, juntos, identificar determinados pontos, como: esforço necessário, tempo de execução, viabilidade, recursos disponíveis, dentre outros. Assim, podem definir quais demandas são mais importantes e devem ser priorizadas.

Falhas em processos internos

Este é um caso bem recorrente dentro das organizações. Claro, não é apenas com um workshop que será resolvido. Inclusive, é em cenários como esse nos quais mais corremos o risco de a conversa sair completamente do rumo e virar uma briga de egos ou uma caça às bruxas.

Portanto, além de pesquisar bem quais técnicas poderiam ser aplicadas, cabe aqui uma ressalva quanto ao facilitador, que também precisa ter algumas características, a exemplo de já ter facilitado algum workshop antes e habilidade em lidar com conflitos. Não que nos demais casos essas características sejam dispensáveis, mas, aqui, serão ainda mais exigidas.

Entendimento do cliente/usuário

Saber quais são as necessidades dos usuários antes de lançar um novo produto pode economizar muito tempo, investimento e esforço. Por isso, trabalhar com dados reais sobre o seu cliente facilitará e muito a criação de qualquer produto.

Por outro lado, muitas vezes o produto já foi lançado no mercado e está passando por um momento de estagnação e, por consequência, tem perdido espaço para os concorrentes. Este também é um bom momento para trabalhar em equipe e pensar em novas alternativas, justamente a partir do ponto de vista do usuário.

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E quais são os momentos certos para fazer uma reunião?

Os cenários mais apropriados para reuniões são aqueles em que a intenção é ter um tempo dedicado de todos os participantes tanto para informar algo novo quanto para comunicar atualizações. Os casos mais indicados são:

Kickoff de projeto

É um momento de introdução ao projeto e sem a necessidade de muitas interações entre os participantes. Essa reunião costuma ser mais expositiva, com o uso de apresentações em slides abordando tópicos, como: um resumo do projeto, papéis e responsabilidades dos envolvidos, diretrizes, dentre outros.

Alinhamento de projeto

Normalmente acontece entre os membros da equipe que estão trabalhando no mesmo projeto. Costuma ser uma reunião de curta duração para que todos possam discutir sobre progressos e possíveis impedimentos no fluxo de trabalho.

Retrospectiva

Muito presente nas metodologias ágeis (Sprint e Scrum), esta é uma reunião em que, como o próprio nome sugere, os participantes devem fazer uma reflexão sobre o passado - ou, melhor, sobre o que deu certo e o que não funcionou no último projeto realizado -, além de discutir o sobre o que poderia melhorar nos próximos empreendimentos.

Apresentação de resultados

Esse é um dos momentos mais apropriados para fazer uma reunião. Isso porque o mais importante aqui está no conteúdo apresentado, que, logicamente, poderá ser debatido entre os participantes ao final da apresentação.

Entrega de projetos

Assim como na reunião de abertura, aqui é o momento de apresentar ao cliente ou responsável pelo projeto o resultado. O foco também está no conteúdo, e não na resolução de algum problema.

Em geral, reuniões são perfeitas para situações em que o foco está em trocar informações entre os membros do encontro, apresentando, absorvendo ou discutindo um tema.

Reunião também tem estrutura

Vale ressaltar que reuniões também podem, e devem, ser estruturadas. Ao programar uma reunião, você poderá organizá-la de acordo com alguns aspecto-chave, como:

• Introdução (contexto, por que estamos aqui hoje?);

• Tópicos a serem abordados (o que precisa ser discutido);

• Resultado desejado (o que esperamos obter ao final da reunião?);

• Previsão de término (quanto tempo deveria durar).

Procure apresentar os aspectos-chave da reunião tanto no início quanto durante o encontro. Isso porque, dependendo da duração, as pessoas podem ir perdendo o foco, e você, como organizador, pode “puxá-los” de volta ao tema, relembrando os objetivos iniciais.

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Workshop ou reunião? Agora é com você!

Se você chegou até aqui, tenho certeza de que fará a escolha certa. Lembre-se: um workshop é um conjunto de etapas estruturadas, ferramentas e atividades em grupo que visa a alcançar um determinado objetivo ou resultado.

Por fim, não há mal nenhum em fazer reuniões, apenas pense bem sobre o que você espera obter dos participantes: discutir ou resolver?

Referências:

• UX Workshops vs. Meetings: What’s the Difference?