Não faz tanto tempo que a Blackberry era referência em smartphones e, após a entrada da Apple e Google nesse mercado, tornou-se obsoleta. O mesmo acontece com sistemas legados, que um dia foram inovadores e revolucionários.

No mundo em que vivemos hoje, a cada poucos anos, o modelo de negócio de empresas consagradas pode mudar totalmente, transformando líderes de mercado em empresas sem relevância. Por isso, é importante manter-se atento às oportunidades de inovação contínua, e é sobre isso que falamos neste artigo, com foco em como sistemas legados podem impactar seu negócio, deixando-o para trás na concorrência. 

A necessidade de questionamento constante

Pode parecer cruel, mas para ser o mais adaptável no jogo da evolução corporativa, temos que nos questionar constantemente. Jogar fora coisas ineficientes, investir e correr riscos para ter ferramentas melhores. ''Reinventar-se'', para usar uma palavra batida e óbvia. 

É fundamental estabelecer uma frequência para reavaliar suas práticas de negócio, os fluxos de trabalho e estrutura organizacional da sua empresa, bem como as ferramentas e plataformas que usam na operação, para, assim, identificarem continuamente oportunidades de melhorias. Quando se trata de sistemas legados, vale a pena orientar a sua análise a partir de quatro perguntas especiais.

Como avaliar os sistemas legados?

Reúna os cargos de gestão e direção da sua companhia para responder às seguintes questões:

1- Estamos usando as melhores ferramentas hoje?

2- Esse sistema, software ou processo envelheceu ou ainda traz diferencial para o negócio e para ajudar nossos clientes a chegarem aonde precisam?

3- O sistema traz uma boa experiência para os nossos times e colaboradores?

4- Ele deixa os processos mais ágeis ou trabalhamos para atender as necessidades desse sistema engessado?

Após ter essas perguntas respondidas, é preciso avaliar e analisar o quanto a obsolescência tem custado ao seu negócio.

Tecnologia: custo ou investimento estratégico?

Mesmo em 2024, grande parte das empresas ainda enxerga tecnologia como custo. Sim, custo, um investimento que poderia ser gasto em outro lugar na empresa. Modernizar aquele sistema que ainda roda no mainframe da década de 90, migrando para um ambiente mais moderno e escalável, fica sempre para um segundo momento porque ele não é core para os negócios. 

Os gestores pensam que, se ele não funcionar, sempre tem planilhas Excel para controlar coisas triviais, como todo o faturamento de vendas da companhia. (Sim, a boa dose de ironia neste parágrafo tem o objetivo de evidenciar o mal que a falta de planejamento estratégico para a tecnologia faz a empresas que são líderes do seu setor.) 

Pensar em tecnologia como estratégia de evitar desperdícios e otimizar processos não é nada novo. As empresas que entenderam como a tecnologia evolui rapidamente acompanham esse progresso hoje naturalmente. Um exemplo atual é a IA, que em 2020 era apenas uma ideia de filme de ficção científica para grande parte das empresas, e hoje é o tema mais procurado por essas mesmas empresas. 

Foram 3 anos, apenas 3 anos, para que uma nova trend completamente disruptiva mudasse totalmente o cenário de negócios dos próximos anos. E a sua empresa, já está explorando essas possibilidades? 

Se sim, ótimo! Este é o momento de aproveitar os benefícios da IA e outras inovações tecnológicas. Se não, você já está atrasado e corre o risco de ficar ainda mais para trás.

Iniciando a modernização de sistemas legados

Se você ainda não está explorando nada com IA, saiba que não vai levar 25 anos para você ficar para trás, como no exemplo do mainframe da década de 90 que mencionamos acima. 

Em 2030, o que você faz hoje vai ter mudado completamente por consequência da adoção da IA nos negócios e o seu sistema, aquele que você vai empurrando porque vê ele como um custo, vai continuar contigo. Com os mesmos problemas que ele tem hoje e não fazendo mais sentido em um mundo de negócios onde a IA será presente.

Mas por onde começar? Bem, se você conhece a história da Alice, você sabe que só vai conseguir chegar ao seu destino se você souber para onde está indo. Se não sabe, qualquer estrada serve. Por isso, o primeiro passo é instalar um GPS na área de gestão de tecnologia da informação do seu negócio e se localizar, mapeando quais são os seus sistemas e suas ferramentas. 

Como mapear sistemas legados?

1. Mapeamento de sistemas e ferramentas

• Quais são meus sistemas e ferramentas?
• Qual a criticidade de cada um deles?
• Eles ajudam o meu negócio ou deixam ele mais lento?
• São construídos com uma tecnologia contemporânea, que eu consigo contratar fornecedores e terceiros com facilidade para manutenção?
  

2. Análise de criticidade

• O sistema é confiável?
• Ele é rápido e eficiente?
• É fácil encontrar colaboradores treinados ou contratar parceiros para mantê-lo?
  

3. Decisão de modernização

• Contratar um sistema pronto, que se adapte à sua empresa e ao seu negócio.
• Construir o seu próprio sistema, incorporando nele todas as nuances e particularidades da sua empresa.

Como estamos focando este artigo em modernização de sistemas legados, pegamos esse exemplo. 

Digamos que o seu principal sistema, que controla as vendas da sua empresa, é lento, não segue padrões de segurança e não tem mais suporte do fornecedor. Claro que você pode esticar a vida útil do sistema com o auxílio de algumas planilhas e alguns colaboradores de confiança. Mas isso é sustentável? 

Percebendo que não, você decide: é hora de modernizar e deixar os sistemas legados para lá! E isso tem que significar algo muito além de uma simples troca de sistema. Significa uma oportunidade única de erradicar ineficiências e trabalho desnecessário.

Duas grandes opções se abrem: contratar um sistema pronto, que se adapte à sua empresa e ao seu negócio, ou construir o seu próprio sistema, incorporando nele todas as nuances e particularidades da sua organização.

Criar sob medida o seu próprio sistema sempre traz o produto mais próximo das suas necessidades. Usamos a metáfora do alfaiate, que vai tirar suas medidas, vai alinhar o corte ao seu corpo, vai escolher os melhores tecidos para que você tenha uma roupa em que você se sinta bem e dure pelos próximos anos. 

Essa é a estratégia em que a inovação e adoção de novas tecnologias e tendências é mais rápida porque, literalmente, você tem o controle completo do que está sendo feito.

Como construir uma casa, ou reformar um apartamento, construir um sistema novo para substituir uma solução legada é um grande desafio. Atrasos, direções questionáveis, ineficiência no processo de construção, mudanças no mercado ou na forma de resolver os problemas podem acontecer durante a construção. 

A melhor forma de mitigar esses problemas é admitir que eles podem, sim, acontecer e se preparar para eles. 

Para evitar isso, é preciso adotar um processo de construção moderno e ágil, de forma que se o caminho estiver errado, voltar e corrigir não seja muito custoso. Além disso, é imprescindível formar ou contratar uma equipe competente e comprometida, ou contratar um parceiro para ajudar a construir a solução com você.

Por outro lado, contratar um sistema pronto e adaptá-lo também tem seus próprios desafios. Um dos maiores é a dificuldade de moldar o software às necessidades da empresa. Alguns fornecedores fazem isso de forma magistral. Mas, infelizmente, boa parte ainda obriga a empresa a se adaptar aos processos, terminologia e forma de uso do software. 

O negócio se adapta à ferramenta e não o inverso, que é o que deveria sempre ocorrer. Mas como saber se o sistema que você está cogitando contratar é flexível, customizável e adaptável? Pesquisando, testando, explorando o fornecedor e seu histórico de clientes, perguntando para outros usuários desse fornecedor como foi trabalhar com ele.

O papel da Ateliware na modernização de sistemas legados

Nós da Ateliware já ajudamos dezenas de empresas a construírem seus produtos e modernizar sua atuação. Também ajudamos dezenas de empresas a usarem o ERP Dynamics 365 Finance and Operations, o sistema de gestão integrada da Microsoft, de uma maneira eficiente, sustentável e escalável. 

Temos em nosso DNA a busca por inovação constante e odiamos o desperdício, tanto de tempo quanto de dinheiro. Ajudamos com ideias, processos e também desenvolvimento e recomendações técnicas.

Nós nos consideramos alfaiates à procura de fazer soluções customizadas para nossos clientes e parceiros. Sabemos fazer as perguntas certas e construir de uma maneira eficiente, parte por parte, peça por peça, da solução para que ela se encaixe perfeitamente na sua realidade. 

Quer conhecer melhor nossa expertise em ERP? Temos orgulho de sermos um dos poucos parceiros oficiais da Microsoft no Brasil, sempre inovando e agilizando processos através de ferramentas que se adaptam às empresas, e não o inverso. Fale com nossos especialistas para descobrir como podemos livrar seus processos de negócio de sistemas legados!