Nosso mundo está mudando em um ritmo cada vez mais rápido e a necessidade de ter uma presença digital não é mais uma questão de "quando", mas uma questão de "como". A tecnologia é intrínseca ao nosso dia a dia e negócios. Com o aumento das necessidades de desenvolvimento de produtos digitais, há um curso natural com que o mercado tenta preencher essa lacuna e cada vez mais empresas nascem com o propósito de construir novas soluções. Tendo isso em mente, como preparamos nossas empresas para procurar o melhor fornecedor de software para cada caso? E mais: como driblar as bandeiras vermelhas mais comuns no desenvolvimento de software e fazer um uso mais eficiente e adequado do investimento em novos produtos digitais? Para responder a essas perguntas, compilei alguns dos erros mais comuns enfrentados por empresas ao contratar fornecedores de desenvolvimento de software e trouxe dicas sobre como evitá-los.

De quarto no país para o nada - o caso FoxMeyer's Drug

O ano é 1993. FoxMeyer's Drugs, o quarto maior distribuidor de produtos farmacêuticos dos Estados Unidos, está prestes a implementar o Delta III, uma plataforma de ERP (Enterprise Resource Planning). O desafio? Devido à forte concorrência, a FoxMeyer's Drugs precisava de um software que fosse capaz de processar um alto volume de transações, bem como de modelos de preços complexos. Depois de fazer algumas pesquisas de mercado e avaliação de produtos, a empresa optou por comprar também um armazém automatizado e contratar uma empresa de consultoria que também agregaria valor à implementação deste plano de estratégia de maior eficiência que a FoxMeyer's Drugs buscava.

O custo total deste projeto foi de US $65 milhões, com uma economia anual esperada de US $40 milhões. Uma análise externa e ampla nos faz acreditar que parecia um bom negócio para FoxMeyers 'Drugs: eles seriam os pioneiros em seu setor por terem implementado uma plataforma de ERP em um estágio tão inicial da era da Transformação Digital, o investimento foi projetado para se pagar em menos de dois anos, havia uma empresa de consultoria que ajudaria FoxMeyer's Drugs durante a fase de implementação e havia um novo e mais eficiente armazém no jogo. No entanto, a história provou que essa hipótese está errada.

Devido a falhas de sistema e muitas outras falhas de implementação, algumas das quais discutiremos abaixo, a FoxMeyer's Drugs perdeu mais de US $ 34 milhões e faliu depois de apenas três anos do início da implementação do Delta III.

Embora este seja um dos casos mais conhecidos de falhas de implementação de software da história, não é incomum que ocorram falhas em projetos de tecnologia. Na verdade, muitas iniciativas da área atrasam ​​ou não são entregues e um em cada seis projetos de tecnologia  tem um estouro de custo de mais de 200% em média e um estouro no cronograma de quase 70%.

E mesmo que possa parecer que a tecnologia é um tiro certeiro, dependendo do seu fornecedor, ela pode não ser. Com uma demanda crescente por produtos e desenvolvimento de tecnologia, resultante de um mundo acelerado e em constante mudança, é natural que exista um aumento na oferta de fornecedores. E com isso surge a seguinte questão: como podemos ter certeza de que os parceiros de tecnologia que estamos escolhendo são os melhores para o que nossas empresas precisam hoje?

Com mais opções, fica mais difícil fazer escolhas, como explica Barry Schwartz. Mas não se preocupe. Eu preparei um guia com os erros mais comuns no processo de contratação de um parceiro de tecnologia e darei dicas sobre como escolher o ideal para seus desafios de Transformação Digital.

• Leia também: Do fordismo ao clientismo: como saímos da Era da Produção para a Era da Personalização

Os 5 erros mais comuns na escolha de um fornecedor de software (e como evitá-los)

1. Falha em entender as necessidades do seu negócio

A maioria dos projetos de tecnologia falham porque há uma falta de compreensão de qual é o verdadeiro problema. As causas podem ser muitas, mas se o fornecedor não entender exatamente o que sua empresa precisa, é provável que ele não conseguirá te ajudar a encontrar a melhor solução.

Como evitá-la: uma boa maneira de entender se o fornecedor que você está procurando está preparado para trabalhar com sua empresa e seus desafios é avaliar o quanto ele está investido em entender sua demanda. Discutimos a importância de ter o cliente no centro da solução de problemas no desenvolvimento de um produto. O mesmo precisa acontecer na fase de negociação. A premissa para resolver um desafio é entendê-lo.

Pergunte a si mesmo ou à sua equipe:

• Quanto tempo o fornecedor está investindo para entender os desafios reais do meu negócio?

• Eles estão perguntando quais são meus objetivos e prioridades a longo prazo?

• Eles estão procurando me ajudar a prosperar mesmo depois que o produto estiver pronto?

2. Presumir que os fluxos de trabalho de projetos cascata se aplicam a produtos de tecnologia

A segunda falha mais comum tem a ver com a forma como os contratos são elaborados. As empresas costumam contratar fornecedores e financiar projetos com base na estrutura de projetos em cascata, em que temos uma visão clara do projeto, entendemos os detalhes do escopo e temos um orçamento e um cronograma fixos.

O problema com esse modelo é que os produtos de tecnologia geralmente são inadequados para seguir essa estrutura de escopo fixo. Na verdade, produtos de tecnologia de sucesso vêm de visões amplas da solução esperada, prazo e orçamento: uma definição exata de um projeto ágil. A própria dinâmica de um produto de tecnologia leva a mudanças devido às diferentes tecnologias que surgem e à necessidade de revisão do produto e colaboração do cliente. Construir um produto de tecnologia de sucesso tem tudo a ver com ter esse produto em constante aprimoramento e se adaptando de acordo com as mudanças.

Como evitá-la: Os melhores projetos de tecnologia têm escopo aberto. Projetos de tecnologia de escopo fechado devem levantar uma bandeira vermelha, porque muito provavelmente você terá que contratar um pacote de horas extras para terminar o produto ou, no caso de você não ter orçamento, não terá o produto acabado. Faça perguntas ao seu fornecedor como:

• Como evitar ser cobrado em excesso por um desafio imprevisto durante o desenvolvimento de um produto?

• Como funciona se tivermos que redirecionar o desenvolvimento do produto?

3. Relatório "Melancia"

Outra falha mais comum está relacionada ao "relatório melancia". Um projeto do tipo melancia acontece quando as coisas parecem verdes por fora, ou seja, quando não há problemas visíveis no projeto, quando na realidade, quando se cava um pouco mais fundo e olha por dentro, o projeto é vermelho, onde você encontra problemas sérios com o curso de sua solução final. Isso geralmente acontece quando o desenvolvimento de um produto é feito unilateralmente e quando a geração de relatórios e monitoramento geralmente carecem de consistência e frequência. Relatórios de melancia geralmente aumentam o risco de fracasso de um produto digital.

Como evitá-lo: Existem algumas maneiras de fazer isso e todas estão relacionadas a quão transparente será o relacionamento com seu fornecedor. Descubra se os projetos e o desenvolvimento são feitos de forma colaborativa, quanto acesso você terá às plataformas de design e desenvolvimento, e como funcionam a comunicação e os relatórios de entrega. Pergunte quais ferramentas eles usam e com que frequência ocorre a comunicação verbal, para que você possa acompanhar o andamento do trabalho diariamente, se desejar. Também é importante saber quão transparente o fornecedor realmente é. Não tenha medo de fazer perguntas, solicitar recomendações, procurar outros clientes e projetos com os quais o fornecedor já trabalhou. E, acima de tudo, certifique-se de que a propriedade intelectual do produto que está sendo desenvolvido pertence 100% à sua empresa.

• Leia também: Por que investir em transformação digital?

4. Negligenciar o design e, portanto, o foco no cliente

Também é muito comum que as empresas negligenciem a parte de design no desenvolvimento de produtos digitais porque a consideram supérflua e, portanto, incapaz de contribuir para os objetivos de negócios. O problema de focar 100% dos seus investimentos em códigos e funcionalidades, negligenciando o usuário final no desenvolvimento do seu produto, é que isso pode causar frustrações na usabilidade e comprometer o desempenho do seu software. Ninguém quer mais fazer tarefas trabalhosas ao longo do dia. Queremos plataformas simples, intuitivas e fáceis de usar - e essa é a parte que as equipes de design podem dar ao seu produto. O design é responsável por mapear e compreender os desafios e objetivos de sua empresa, o comportamento do usuário, os resultados esperados e as restrições. Então, eu me pergunto: como um produto pode ter sucesso sem ter essas perguntas básicas respondidas? A pergunta que fazemos aqui é: como se pode construir uma casa sem ter um desenho de sua planta? E a mesma que faremos sobre o seu produto digital.

Como evitá-lo: Observe como seu fornecedor está inserindo a parte do design nas metodologias de desenvolvimento de produto. Faça perguntas simples sobre quando o usuário final estará envolvido no projeto, como as oportunidades e os pontos de atenção serão mapeados ou se há pesquisas qualitativas e quantitativas sendo feitas antes do desenvolvimento do produto. Se você deseja um produto de sucesso, o foco no seu cliente deve ser o centro de seu processo de desenvolvimento de software.

5. Falha em entender a cultura de trabalho do seu fornecedor

Compreender a cultura de trabalho do seu fornecedor pode dizer muito sobre a continuidade dos produtos que estão desenvolvendo juntos. Não é incomum que produtos de tecnologia sofram consequências de tempo e investimento devido às altas taxas de rotatividade das equipes de software. Na verdade, a baixa retenção de funcionários tem um impacto negativo na produtividade do desenvolvimento de software e na qualidade do produto. Você consegue imaginar ter que repassar tudo o que foi aprendido ao longo do processo de desenvolvimento para alguém novo na equipe, constantemente? Altas taxas de rotatividade de equipe também podem ser sinônimos de outros problemas relacionados ao gerenciamento que podem colocar em risco o desenvolvimento de seu produto.

Como evitá-la: embora seja extremamente difícil entender a cultura de trabalho de uma empresa a partir de algumas reuniões, experimente fazer perguntas sobre as equipes, se elas já participaram do desenvolvimento de outros produtos digitais e tente entender há quanto tempo estão trabalhando para o seu fornecedor. A lealdade do funcionário pode definitivamente dizer muito sobre o sucesso do seu fornecedor de tecnologia e, portanto, do seu produto.

Isso é tudo?

Ao contrário das receitas de bolo, os desafios de desenvolvimento de produtos e tecnologia geralmente não são os mesmos para todos os projetos. No caso da FoxMeyer's Drugs, por exemplo, alguns dos ingredientes de sua falência foram além do desenvolvimento da parte tecnológica do Delta III. Além dos erros de implementação de tecnologia, também houveram variáveis ​​gerenciais e organizacionais que desempenharam um papel importante na trajetória que se seguiu aos anos de sua decadência. No entanto, se você levar em conta as dicas que discutimos acima, tenho certeza de que você se sentirá muito mais confiante para escolher o melhor fornecedor de tecnologia para as necessidades de sua empresa.

• Chegou a hora: Tire seu produto digital do papel e embarque na Transformação Digital

Referências:

• Forbes - How to choose the right tech vendor: 13 strategies for small business 
• Forbes - 14 common reasons software projects fail and how to avoid them 
• Double whammy -- How ICT projects are fooled by randomness and screwed by political intent' by Alexander Budzier and Bent Flyvbjerg, Said Business School working papers, Oxford, August 2011.
• Clutch - 6 points to consider when choosing the right technical partner