Automação e automatização de processos: por onde começar?

Como começar a automatizar processos dentro da empresa? Neste artigo, você vai entender a diferença entre automação e automatização, como dar os primeiros passos para otimizar tarefas e quais os benefícios de utilizar a tecnologia para escalar o seu negócio.
Gessica Shono | 30 de agosto de 2022

Mais do que uma fonte de frustração, realizar tarefas repetitivas e manuais no trabalho significa mais erros e imprecisões nos processos, mais custos para as empresas e menos produtividade para as equipes.

Não é à toa que as empresas estão de olho na automação e automatização de processos para otimizar tarefas: uma pesquisa da CMO Council identificou que os negócios chegam a perder US$1 trilhão por ano como resultado do mau gerenciamento de processos.

Mas, você sabe exatamente o que a tecnologia pode fazer pelo seu negócio? Ou melhor: qual a diferença entre automação e automatização, e como utilizá-las para otimizar e facilitar tarefas?

Neste artigo, você vai entender o que significa esses dois conceitos, quais os benefícios de automatizar processos e como dar os primeiros passos para começar a escalar o seu negócio.

Automação ou automatização?

Apesar de semelhantes, automação e automatização têm significados diferentes e essa dissemelhança pode ser justamente a chave para potencializar os resultados da sua empresa. Entenda um pouco mais:

Automatização:

Significa, basicamente, automatizar processos para tornar o trabalho humano mais ágil e menos repetitivo. Por exemplo: através de uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management), é possível automatizar o envio de emails para uma base de clientes, sem que um analista de marketing precise enviar um por um.

Fundamental para ganhar escala no ambiente de trabalho, a automatização já é utilizada por grande parte das empresas, afinal, cerca de ⅓ das atividades realizadas diariamente por colaboradores poderiam ser automatizadas, de acordo com um estudo realizado pela McKinsey.

Apesar de essencial, é preciso destacar que a automatização sozinha não é capaz de potencializar os resultados de uma empresa: ela não é capaz de analisar seu próprio desempenho e necessita de um monitoramento constante por parte da equipe humana.

Automação:

Já a automação está relacionada a uma evolução inteligente da automatização. Isso significa que um software, por exemplo, pode não só executar tarefas, mas também desenvolver uma capacidade de aprendizado, consertando seus próprios erros e evoluindo de forma constante.

Um software de CRM, por exemplo, pode automatizar o envio de emails, mas quando ele é capaz de identificar o melhor horário para envio, com base na taxa de abertura e engajamento dos destinatários, ele se torna uma ferramenta de automação.

Além de garantir mais eficiência, a automação também oferece uma série de possibilidades para melhorar um processo, seja ele de vendas, serviço, de produção ou mesmo industrial. Softwares podem ser incorporados a um negócio para automação de marketing, automação de processos e integração por meio de APIs (Application Programming Interface).

Por que automatizar?

A automação de atividades dentro de uma empresa é uma das etapas inerentes do processo de transformação digital, afinal, significa utilizar a tecnologia para otimizar e reestruturar aspectos internos, metodologias e estruturas. Veja alguns dos benefícios de automatizar processos:

Aumento de produtividade

Ao eliminar tarefas repetitivas, a automação permite que a equipe possa se concentrar em outras funções que exigem um olhar mais humano e estratégico. Assim, um dos grandes benefícios da automação é o aumento de produtividade, pois o tempo que seria gasto com tarefas manuais e repetitivas pode ser empregado em atividades mais importantes.

Otimização do tempo

O tempo que seria gasto realizando processos manuais e desgastantes pode ser mais bem empregado, gerando uma otimização do tempo dos funcionários e, consequentemente, uma maior produtividade para os negócios.

Imagine que a sua equipe de marketing precisa, constantemente, tirar um tempo para avaliar os resultados dos emails enviados e gerar relatórios. Com um software de automação, essa tarefa pode ser realizada automaticamente, garantindo mais eficiência e otimizando o tempo dos funcionários e da empresa.

Redução de custos

Mais do que apenas otimizar o tempo, a automação é capaz de reduzir os custos operacionais, diminuindo a necessidade de ter diversos funcionários realizando a mesma atividade.

Além disso, automatizar processos significa ganhar rapidez e agilidade nos negócios: isso significa aumentar a produção, otimizar as vendas, facilitar a entrega de produtos e melhorar a tomada de decisão. Tudo isso representa não só uma redução de custos, mas também uma possibilidade de aumento na receita.

Escalabilidade

Qualquer empresa que deseja se manter competitiva no mercado precisa, inevitavelmente, pensar em escalabilidade: uma possibilidade de crescer e atender as demandas sem aumentar exponencialmente os custos.

A automação é uma das maneiras de escalar os negócios, afinal, permite utilizar a tecnologia para impactar mais clientes e melhorar os resultados. Inicialmente é preciso fazer algum investimento para desenvolver uma solução automatizada, mas a longo prazo o que se observa é o crescimento da empresa, a padronização de processos e a melhora nos resultados alcançados, juntamente com a redução de custos.

Como implementar a automação?

Para usufruir das vantagens e benefícios não é preciso automatizar todas as tarefas: as mais essenciais para o seu negócio já são fundamentais para visualizar um aumento de produtividade e melhorar os resultados. Antes de mais nada, é necessário identificar qual a dor que precisa ser resolvida com essa automação. Gestão de contratos? Procedimentos financeiros? Serviços de marketing? Atendimento ao cliente? As possibilidades são inúmeras, mas é preciso, primeiro, identificar a necessidade para então buscar uma solução.

Uma vez definido o problema a ser resolvido, é hora de escolher um software que realize essa automação. No mercado, há diversos disponíveis, mas nenhum deles vai se adequar perfeitamente na sua empresa: isso, só um software desenvolvido sob medida.

A boa notícia é que esse investimento pode ser a decisão certa a longo prazo, já que contratar um ateliê de software significa ter em mãos um produto digital exclusivo, criado exatamente para o seu negócio.

Na ateliware, por exemplo, a equipe de desenvolvedores é altamente qualificada para trabalhar junto ao cliente na construção de um produto digital que se encaixa exatamente nas necessidades.

Além disso, você tem a garantia de que o projeto está nas mãos de quem é especialista no assunto e está alinhado às melhores práticas do mercado, desafogando a sua equipe interna e reduzindo o tempo de implementação, já que o cliente participa de todas as etapas do processo de desenvolvimento.

Foi o caso do sykn, um sistema desenvolvido pela ateliware em conjunto com o Grupo Votorantim para gerar alertas em casos de transações financeiras com suspeitas de fraude. Utilizando Machine Learning e Big Data, a solução SaaS (Software as a Service) foi criada para otimizar os métodos de detecção de riscos, automatizando essa função e ampliando os resultados.

Precisando automatizar processos na sua empresa? Conte com a ateliware para desenvolver um produto digital sob medida para o seu negócio.

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Referência

Gessica Shono
Marketing Coordinator | Publicitária, comunicóloga e marketeira de formação. Uma pessoa curiosa que busca aprender e se desenvolver a cada dia e que gosta de ouvir boas histórias.